Как оформить сотрудника в штат без ошибок

Кристина Тимошенко
Партнер адвокатского бюро
«Андрей Городисский и партнеры»

Правильное оформление сотрудника в штат — страховка от многих проблем. Всего одна ошибка, и кадровые перестановки, увольнения и сокращения сотрудника могут оказаться под вопросом. В документах ищут повод для претензий надзорные органы, а конфликтные сотрудники идут с ними в суд.

Сотрудник предоставляет документы

По статье 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в своих интересах потребовать от сотрудника:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку — кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работника принимают на работу по совместительству;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы воинского учета. Это правило распространяется только для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу.

Кроме того, работодатель вправе потребовать при заключении трудового договора дополнительные документы — те, которые подтверждают соответствие требованиям к должности и выполняемой работе. Например, документ об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, водительское удостоверение, справку об отсутствии судимости и так далее. Будущий сотрудник должен предъявить эти документы.

Если у работника нет трудовой книжки, он может подать письменное заявление работодателю с указанием причин, по которым книжка отсутствует. После этого работодатель обязан оформить ему новую.

Некоторым сотрудникам положены льготы. Обеспечить их — обязанность работодателя, но только в том случае, если сотрудник предоставил со своей стороны все подтверждающие документы для льгот.

В законе нет указания, что работник должен обязательно их предоставить. Но факт сокрытия таких документов при переговорах о трудоустройстве и заключении трудового договора работодатель может обоснованно расценить как недобросовестное поведение.

Порядок оформления

Когда вы удостоверились, что все нужные документы у будущего сотрудника есть, можно приступать к оформлению приема на работу.

Порядок оформления регулируется статьей 68 ТК РФ:

• Снять копии со всех документов. Рекомендуется заверить копии у работника.
• Познакомить работника под подпись с действующими в организации ПВТР, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью будущего сотрудника.
• Заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 57, 67 ТК РФ).
• Завести личное дело: оформить личную карточку (с подписью сотрудника в подтверждение сведений о нем), обеспечить наличие и хранение документов.
• Издать приказ о приеме на работу (сообщить о нем сотруднику в течение трех дней с даты фактического начала работы).
• Провести инструктаж по охране труда.
• Допустить нового коллегу к работе в дату начала работы, указанную в трудовом договоре.
• Внести запись в трудовую книжку в недельный срок, внести запись в книгу учета и движения трудовых книжек, обеспечить хранение трудовой книжки.

Медицинский осмотр

По статье 69 ТК РФ при работе по некоторым профессиям и специальностям, а также в зависимости от условий труда на рабочем месте, работник обязан пройти предварительный медицинский осмотр при трудоустройстве.

Работодатель не имеет права допустить к работе лицо, которое отказалось пройти обязательный медицинский осмотр, а также в случае если после его прохождения были выявлены медицинские противопоказания к будущей работе. Организовать, то есть выдать направление и оплатить предварительный осмотр должен работодатель, а не сотрудник.

Допуск к работе человека, который не прошел инструктаж по охране труда либо медицинский осмотр, — нарушение законодательства со стороны работодателя. В таких случаях необходимо отстранить сотрудника от работы до устранения нарушений: это требование статьи 76 ТК РФ.

Сотрудник должен ознакомиться с документами

Работник должен внимательно прочитать и проверить сведения в трудовом договоре. В первую очередь это данные о сторонах договора, наименование должности (профессии), дата начала работы, место работы, перечень трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим работы. Эти положения документа должны отвечать договоренностям и ожиданиям сотрудника. То же самое относится к приказу о приеме на работу, личной карточке, записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать условиям трудового договора.

Работник вправе просить предоставить ему время для ознакомления с локальными актами работодателя, с трудовым договором, иными документами, чтобы понять условия будущей работы. А также удостовериться в том, что трудовой договор и приказ подписаны уполномоченным на это лицом: если со стороны работодателя договор подписывает не руководитель организации, будущему сотруднику по его запросу нужно предоставить подтверждение полномочий подписанта.

hh.ru/article/501511